Abrir un nuevo local u oficina no consiste solo en encontrar un espacio atractivo o bien ubicado. Muchos de los errores que acaban costando tiempo, dinero y energía no aparecen antes de firmar el contrato, sino después: licencias inviables, instalaciones obsoletas, obras que se alargan, proveedores descoordinados o costes operativos que nadie había calculado.
En Buildpat vemos estos problemas cada semana, acompañando a empresas en auditorías técnicas, adecuaciones y aperturas. La mayoría se podrían haber evitado con una revisión adecuada desde el inicio.
Estos son los 15 errores más frecuentes y costosos al abrir un espacio… y cómo anticiparlos.
1. No verificar si el local permite legalmente la actividad
Es el error más común. Se firma el contrato y, semanas después, se descubre que la actividad no es viable.
Esto es especialmente crítico en gimnasios, restauración, clínicas, academias o centros sanitarios, donde entran en juego requisitos como ventilación, extracción, carga de fuego, ruidos, accesos o evacuación.
Caso real:
Una empresa de fitness alquiló un local sin salida de humos ni ventilación suficiente. El proyecto quedó bloqueado seis meses y supuso más de 40.000 € en adecuaciones imprevistas.
2. No revisar el estado real de las instalaciones antes de firmar
Un local puede “parecer” en buen estado y esconder problemas importantes:
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Climatización envejecida
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Cableado antiguo o mal dimensionado
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Tuberías con riesgo de fuga
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Cuadro eléctrico sin potencia suficiente
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Equipos sin mantenimiento previo
Una auditoría técnica básica antes de firmar puede evitar miles de euros en correctivos posteriores.
3. Dar por hecho que “el propietario lo arreglará todo”
Uno de los grandes malentendidos. En muchos contratos, gran parte de las reparaciones pasan a ser responsabilidad del inquilino desde el momento en que inicia la actividad.
Si no se deja constancia por escrito del estado del local y de las obligaciones de cada parte, el riesgo es alto.
4. Subestimar el coste y el tiempo de las obras
Las obras casi nunca duran lo que se planifica inicialmente. Permisos, retrasos de materiales, ajustes técnicos o imprevistos hacen que los plazos se alarguen.
El coste oculto más ignorado es la paralización operativa: un negocio que no abre no factura.
Caso real:
Un local retail presupuestado en 10.000 € terminó superando los 28.000 € por adecuaciones eléctricas y de climatización no detectadas al inicio.
5. No revisar la potencia eléctrica contratada
Muy habitual en gimnasios, clínicas, cocinas, coworkings u oficinas con alta carga tecnológica.
Ampliar potencia implica boletines, legalización, adecuación del cuadro y plazos que muchas empresas no contemplan.
6. No comprobar la ventilación ni la extracción
Crítico en espacios con alta ocupación o humedad. Las consecuencias van desde incomodidad térmica hasta incumplimiento normativo por niveles de CO₂, olores o condensación.
No basta con “que haya aire acondicionado”.
7. No analizar el nivel de ruido (propio y externo)
El ruido puede ser un problema en ambos sentidos:
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El negocio genera molestias a vecinos
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El entorno impide una actividad tranquila
Un estudio acústico previo evita conflictos, sanciones y reformas posteriores.
8. No revisar accesibilidad y normativa de seguridad
Aspectos que muchas veces se detectan demasiado tarde:
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Rampas y accesos
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Anchura de pasillos
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Baños adaptados
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Señalización
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Extintores y planes de emergencia
Corregirlos después de abrir es caro y complejo.
9. Firmar un contrato de alquiler poco claro técnicamente
Más allá del precio, el contrato debe dejar claro:
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Quién asume cada reparación
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Qué pasa si falla la climatización
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Qué mantenimientos son obligatorios
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Qué mejoras se pueden exigir al propietario
La ambigüedad suele jugar en contra del inquilino.
10. Pensar que “los proveedores ya se coordinarán solos”
En la práctica, no ocurre. Electricistas, climatización, limpieza o reformas suelen trabajar sin coordinación, generando errores, tiempos muertos y sobrecostes.
La falta de un interlocutor único se paga caro.
11. No prever mantenimientos obligatorios antes de abrir
Muchas actividades requieren revisiones reglamentarias desde el primer día:
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Extintores
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Instalación eléctrica
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Climatización
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Gas
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Legionela
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Ascensores
No tenerlas listas puede retrasar la apertura.
12. No calcular el coste real por metro cuadrado
El alquiler es solo una parte. Hay que sumar:
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Suministros
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Limpieza
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Mantenimiento
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Seguros
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Tiempo del equipo
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Incidencias
Sin este cálculo, es imposible saber si el espacio es rentable.
13. No evaluar la funcionalidad y el flujo de personas
Errores de distribución generan problemas diarios:
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Coworkings mal organizados
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Clínicas con circuitos poco eficientes
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Retail con mala circulación de clientes
La funcionalidad no se corrige fácilmente una vez abierto.
14. Subestimar la carga operativa del día a día
Incidencias, proveedores, revisiones, comunicación con propiedad o comunidad. Muchas empresas descubren esta carga cuando ya están dentro y sin recursos para gestionarla.
15. No contar con un responsable técnico desde el inicio
El error más caro. Un interlocutor técnico desde el principio puede evitar la mayoría de los problemas anteriores.
Por eso existe la figura del facility manager externo: alguien que entiende el espacio, anticipa riesgos y ordena la operativa.
Abrir un local u oficina es una inversión importante.
La diferencia entre un proyecto fluido y uno lleno de problemas suele estar en los detalles técnicos que casi nadie revisa a tiempo.
Si necesitas una revisión profesional antes de firmar un contrato o iniciar obras, en Buildpat podemos ayudarte a evaluar tu espacio con criterio y evitar costes innecesarios.
